Tabula rasa y porcelana rota

He visto esta escena repetirse en empresas de todos los sectores y tamaños. La persona "A" necesita crear un informe, y para hacerlo tiene que pedirle a la persona "B" que realice una extracción de la base de datos "X". "B" añade la tarea a su backlog (el dichoso backlog es la armadura que los tecnólogos utilizan para protegerse de todo mal) y —cuando los astros se alinean— realiza la extracción que envía en un fichero de Excel a "A" por correo. Paralelamente, "A" ha solicitado información a "C" y a "D", quienes a su vez han tenido que localizar y procesar sendos ficheros de Excel para enviárselos.

Una vez recibidos todos los datos, "A" debe mapearlos e integrarlos y entonces —y solo entonces— puede empezar realmente a hacer su trabajo: calcular lo que tiene que calcular en un Excel cada vez más grande, frágil e interconectado, con fórmulas que van y vienen, columnas ocultas y pestañas con nombres como “No tocar”. Es fácil imaginar todos los puntos de este proceso donde pudo haber errores, y el esfuerzo que le ha supuesto a "A" este recorrido, aquí resumido, pero que puede llegar a ser demencial. Los he visto, y muchos.

Hace unos días conocí a Ernesto Santos. Me estuvo mostrando los proyectos que ha desarrollado para empresas de más de 200 empleados que, precisamente, necesitan poner orden y sistematizar sus procesos de gestión de información. Ernesto utiliza Airtable como herramienta de integración, pero lo interesante de su trabajo no es solo la calidad de lo que implementa, o sus reflexiones, sino el método que emplea para identificar las lógicas y procesos de sus clientes, con el fin último de crear armonía en los flujos de información. Ernesto es músico, así que lo de la armonía no es una analogía casual.

Hablando con él, pensamos que, si bien existe toda una escala de grises, se pueden identificar dos vías distintas para alcanzar el objetivo de mejorar las estructuras de información de una empresa y facilitarles la vida a todas las "Aes" del mundo.

Una vía, la de Ernesto, consiste en reemplazar las estructuras de silos de datos inconexos por una nueva plataforma que los integre. Es la vía de la tabula rasa, análoga a la visión modernista del barón Haussmann, quien en el siglo XIX no dudó en demoler miles de edificios para modernizar París. Los casos que me mostró Ernesto reflejan justamente eso: organizaciones que tomaron la decisión —valiente— de impulsar una transformación radical, abandonando lo que no servía y construyendo una nueva arquitectura robusta y funcional. El resultado ha sido un éxito: ahora son empresas con una infraestructura de sistemas que realmente funciona.

La otra vía para transformar arquitecturas de información disociadas consiste en ocupar los intersticios, conectar los distintos servicios, bases de datos y procesos, abriendo flujos de información que rellenen los vacíos y articulen lo que ya existe, sin necesidad de construir una nueva plataforma o canal. Para ello, la ductilidad de los sistemas agénticos es ideal. Esta estrategia se aproxima más a la cultura del hacking o, para usar una metáfora más sofisticada, al arte japonés del kintsugi, que repara cerámica rota con resina mezclada con polvo de oro, plata o platino, convirtiendo el fallo en virtud. Se trata de poner en marcha una operación táctica y relacional. La capacidad de los agentes de IA para dialogar (a través de protocolos como el MCP) y mediar entre distintos entornos permite precisamente esa integración sin necesidad de acometer transformaciones que, más allá de ser costosas, muchas veces implican esfuerzos técnicos y organizacionales mayúsculos.

Más allá de la especulación teórica, la realidad es que hay que estar preparados para diseñar soluciones híbridas, porque cada empresa es diferente. Lo importante es contar con un repertorio de herramientas diverso y abordar cada proyecto sin recetas preconcebidas, con la voluntad de configurar la mejor solución posible al menor coste posible, buscando un equilibrio entre reemplazar las estructuras ineficientes por nuevos sistemas y hacer un esfuerzo por reaprovechar lo existente articulándolo con la ayuda de la inteligencia artificial.